特休週年制、曆年制差在哪？給假比較與企業管理重點｜廣律勞資顧問

週年制與曆年制的主要差異，在於特休請休期間及日數管理方式如何安排，而不是員工的工作年資如何起算。

以下以適用《勞動基準法》的一般勞工為前提，說明兩種制度的運作差異。企業如採用優於法令的給假條件，則依較優約定辦理。

💡 廣律實務提醒：

不論企業採週年制或曆年制，特別休假日期的排定原則上由勞工決定；雇主若因企業經營上的急迫需求，或勞工因個人因素需要調整特休日期，應與勞工協商調整，不宜逕自變更已排定的休假日期。

此外，雇主應於勞工符合特休年資條件之日起30日內告知其依法可休日數與排假權益，並將每年特休期日及未休日數所發給的工資數額記載於工資清冊，每年定期以書面通知勞工。

企業應妥善保存給假、請休、遞延及未休工資結算紀錄，以利年度盤點及離職結算時核對。

假設一位全時工作員工於民國114年7月1日到職，持續受僱於同一雇主，且沒有不計入年資的留職停薪期間。

依《勞動基準法》第38條及相關規定，員工於民國115年1月1日仍在職時，依法取得3日特休；於民國115年7月1日仍在職時，依法再取得7日特休（這7日是滿1年新取得的權益，不包含前面滿半年的3日，合計已取得10日）。

若公司採「曆年制」，並經勞雇雙方協商採用本例的分段管理方式，可將特休日數依約定期間按比例分配。以下以民國115年7月1日取得的7日特休為例，將其按當年度剩餘6個月占全年的比例分段管理：

民國115年下半年：自115年7月1日至12月31日，為7月至12月，共6個月，占全年的6/12，因此先分配7日×（6個月÷12個月）＝3.5日於該期間請休。

民國116年曆年期間：其餘3.5日對應原週年期間的116年1月至6月，依本例約定，自116年1月1日起分配至116年1月1日至12月31日的期間請休。這3.5日的法定權利已於115年7月1日取得。

這是本例採用的曆年制分段管理方式，並非所有企業都必須使用相同公式。企業應事先明確約定分段方式、請休期間及結算規則，且不得減損員工依法取得的特休權益。

本例另約定滿半年取得的3日特休，於民國115年1月1日至6月30日請休；其他企業應依合法協商的請休期間辦理，不因採曆年制就一律於6月30日到期。其餘特休則依本例約定的曆年制方式分段管理。

以下用一張表完整對照114年7月1日到職的員工，在兩種制度下的給假時間與請休期限（本例假設滿半年3日維持於115/1/1～6/30請休）：

為什麼本例分配至民國115年請休的日數為6.5日、民國116年為8.5日？

從上表可知，本例分配至各曆年請休的日數如下：

• 本例分配至民國115年請休的日數合計6.5日：115年1月1日滿半年取得的3日，加上115年7月1日滿1年取得的7日中，分配至115年下半年的3.5日。
• 本例分配至民國116年請休的日數合計8.5日：自116年1月1日起可請休前次滿1年7日中分配至本年的3.5日；至116年7月1日滿2年時，依法取得10日，再依本例約定分配其中5日至116年下半年請休。因此，並非116年1月1日即可使用全年合計的8.5日。

請注意，6.5日與8.5日是本例的年度分段管理日數，不代表員工依法取得的特休總日數只有這些。員工依法取得的總權益依然是滿半年3日、滿1年7日及滿2年10日的特休權利。HR應將每一階段的法定取得日數、分段管理日數、請休期間、已休日數及未休工資結算情形分別記錄，避免只以年度合計數字判斷員工權益是否足額。

💡 廣律實務提醒：本例以民國114年7月1日到職、各階段恰好落在曆年中間為例，示範按月份比例分段管理的方式。若員工於其他月份或月中到職，或公司採取年初預先核給等不同管理方式，計算結果及給假安排可能不同。

企業應在勞動契約、工作規則或其他可供查核的約定紀錄中，清楚載明特休分段計算方式、零碎日數處理原則及各段請休期間。不得任意捨去小數日數，也不得因分段管理而減少法定特休權益。

員工離職時，仍應依實際到職日及工作年資重新核對法定特休總日數，並扣除已休畢及已依法結清的部分，將尚未休畢且尚未依法結清的日數依法折發工資。

重點1：特休到期未休完，不能直接歸零或片面強制遞延

當特休的「約定請休期間屆滿（即法規所稱之年度終結）」仍未休完時，雇主原則上應依法折算發給未休特休工資。只有在經勞雇雙方協商同意，才可以將未休畢日數遞延至「次一年度」實施。

• 週年制的年度終結日：原則上依雙方約定的特休請休期間屆滿日認定。例如，民國114年7月1日到職的員工，滿1年後取得的7日特休，若約定請休期間為民國115年7月1日至116年6月30日，則該期間於民國116年6月30日屆滿。
• 曆年制的年度終結日：若雙方約定以每年1月1日至12月31日為特休請休期間，原則上於每年12月31日辦理年度結算；若另有合法約定的請休期間，則依該期間屆滿日辦理結算。

例如，曆年制員工於民國115年12月31日年度終結時，尚有2日特休未休，經勞雇雙方同意遞延至民國116年使用，則員工於民國116年請特休時，應優先扣除這2日遞延特休。

如果到了民國116年12月31日（次一年度終結），或員工於民國116年中離職時，這筆遞延特休仍有未休日數，雇主就應依法結算未休特休工資，不得再將同一筆遞延特休繼續遞延至民國117年。

此外，「特休遞延」必須取得勞雇雙方協商同意的依據。企業可先透過勞資會議討論遞延制度及作業流程，但不能單憑公司公告、工作規則或勞資會議決議，就直接認定每位員工均已同意遞延的意願。

建議企業每次辦理遞延時，皆留存個別員工的書面或電子確認紀錄，載明原特休年度、遞延日數、次一年度使用期間與原年度未休工資的計算基準，以利日後查核。

重點2：員工離職時必須依實際到職日及年資核算，不能只看當年系統餘額

無論員工是自請離職、被資遣或退休，只要勞動契約終止，雇主均應依實際到職日及工作年資（回到週年制算法）重新核對依法已取得的特休總日數，並扣除已休畢及已依法結清的部分，計算尚未休畢且尚未結清的特休日數。

員工一旦達到法定年資門檻，就依法取得該階段的特休權利；不能因為員工在年度中途離職，就將已取得的法定特休日數按當年度在職月份打折扣減。

沿用前面的案例，假設員工於民國114年7月1日到職，並於民國115年9月30日離職（在職滿1年又3個月）：

• 滿半年取得的3日已經全數休完。
• 滿1年取得的7日當中，已休2日。

假設沒有其他已依法結清的特休日數，也沒有其他需要調整的情形。

離職時未休特休計算如下：

1. 依實際到職年資（滿1年3個月）依法已取得總日數：滿半年3日＋滿1年7日＝10日。
2. 在職期間已休畢日數：已休3日＋2日＝5日。
3. 離職尚未休畢的日數：10日－5日＝5日。

因此，雇主應就尚未休畢的5日特休，依法折發未休特休工資。

採曆年制時，只看當年系統餘額可能漏算哪些日數？

原因在於，曆年制可能將同一階段取得的特休分段管理。

依前述曆年制試算，員工於民國115年7月1日滿1年時，依法取得完整的7日特休；但公司依約定的分段方式，可能先將其中3.5日分配至民國115年下半年，另外3.5日分配至民國116年。

如果HR只看民國115年系統畫面上的「本年分配6.5日－已休5日＝剩餘1.5日」，就只按1.5日結算，便可能短少給付。

正確作法是回到員工實際到職日及工作年資，核對依法取得的10日特休，再扣除已休的5日，確認尚有5日未休。不能因另有3.5日尚未分配至下一年度，就漏掉該筆依法已取得的特休權益。

【未休工資金額試算】

假設該名月薪制全時員工於勞動契約終止前，最近一個月正常工作時間所得之工資為36,000元：

換算一日工資為36,000元÷30＝1,200元。

5日未休特休工資為1,200元×5日＝6,000元。

未休特休工資，以未休日數乘以一日工資計算。一日工資為年度終結或勞動契約終止前一日的正常工作時間所得工資；按月計酬者，則以年度終結或勞動契約終止前最近一個月正常工作時間所得工資，除以30計算。上述36,000元÷30的試算，適用於本例按月計酬的員工。

不能只因薪資單將某項給付列為津貼或獎金，就逕自排除；但也不能認定所有津貼及獎金一律都必須納入。底薪、職務津貼、伙食津貼、全勤獎金等項目，仍應依實際給付性質及是否屬於工資判斷。

月薪制全時勞工的未休特休工資，原則上不是以資遣費計算所使用的6個月平均工資為基準。

💡 廣律實務提醒：辦理離職特休總清算時，除了扣除「已休畢日數」外，也要核對先前年度是否已有到期並「依法折發未休工資結清」的日數，也應一併扣除，避免重複計算。

若員工離職時同時有「上一年度合意遞延的特休」與「當年度未休特休」，兩者應分別核算：

遞延特休：依原特別休假年度終結時應發給的工資基準計發。

當年度未休特休：依勞動契約終止時適用的一日工資基準計算；本例為按月計酬者，以契約終止前最近一個月正常工作時間所得工資除以30計算。若期間曾經調薪，應依各筆特休適用的法定基準分別核算。

重點3：公司想從「週年制改為曆年制」，必須先完成這3件事

企業若為了統一管理，想將特休制度從週年制調整為曆年制，應先確認勞雇雙方是否就制度變更達成合意，屬於變更勞動條件的約定，不能僅以公司公告就逕自變更勞動條件，也不能藉制度轉換任意刪減員工原有的特休權益。

建議企業在轉換前至少應完成以下3個步驟：

1. 取得勞雇協商合意，並更新相關制度文件：公司可先透過勞資會議討論轉換方案與分段計算原則，但仍應確認勞雇雙方就制度變更達成合意，並依實際情況更新勞動契約、工作規則或特休管理辦法，明確記載請休期間、分段計算方式與年度終結結算原則。
2. 逐人盤點過渡期的特休差額，確保既有權益不縮水：轉換前應逐一核對每位員工依法取得、已休畢、遞延及已結清的特休日數，確認剩餘日數的使用期間或依法結清方式，再銜接新曆年制的分段管理，不得因制度轉換而讓員工的特休權益出現空窗、遭到刪減，或將餘額直接歸零。
3. 保留實際到職日年資及法定特休權益的對照紀錄：即使日常改採曆年制管理，人資系統或管理底表仍應保留員工實際到職日、工作年資、各階段依法取得的特休日數、已休日數、遞延日數及已結清日數，確保員工離職時能依實際年資核對法定權益，並補足尚未休畢且尚未依法結清的日數。

管理特別休假時，如果出勤與請假管理系統、薪資單只顯示一個「目前剩餘特休天數」，卻無法從相關紀錄核對各筆特休的取得年度、使用期限、已休日期、遞延及未休工資結算情形，到了年度終結或員工離職時，就可能發生日數核算錯誤或未休工資短付的爭議。

若另有未依法給假、未將休假期日與未休工資數額記入工資清冊，或未完成書面通知等情形，則可能受到裁罰。

1. 年資達標後30日內告知、每年定期書面通知及工資清冊記載，三項義務都不能忽略

• 符合特休年資條件後30日內告知：

勞工符合《勞動基準法》第38條規定的特休年資條件時，雇主應於符合條件之日起30日內，告知勞工可休日數及排定特別休假之權益。

• 記載工資清冊與每年定期書面通知：雇主應將勞工每年特別休假之「期日」及「未休之日數所發給之工資數額」記載於工資清冊（工資清冊須依法保存5年），並每年定期將其內容以書面通知勞工。
• 每年定期書面通知，必須讓勞工能取得及留存：通知方式不限於紙本，也可以使用電子郵件、電子資料傳輸，或勞工可隨時取得並列印的系統資料。

因此，企業不宜只在內部保存統計表，也不能僅因系統顯示「剩餘特休5日」，就直接認定已完成書面通知義務。應確認通知內容及相關紀錄，足以呈現法定應記載事項。

2. 「年度終結」與「勞動契約終止」，未休工資的給付期限不同

• 因「年度終結（請休期間屆滿）」：雇主應依約定發薪日發給，或於年度終結後30日內給付。企業不能無限期掛帳，也不能以勞工未主動申請為由拒絕依法結算。
• 因「勞動契約終止（離職、資遣）」：應於契約終止時即結清，勞動部亦說明未休特休工資原則上應於契約終止時結清，至遲應於原約定的發薪日給付，不能比照年度終結再往後拖延30日。而當年度的書面通知，也必須在上述工資發給期限前提供給勞工。

3. 少給假、少付未休工資或漏未依法記載通知，都可能有裁罰風險

雇主若未依法給予特別休假、未按規定標準與期限發給未休工資，或違反特休期日與未休工資數額的工資清冊記載、年度書面通知等義務，可能依實際違反的規定，面臨《勞動基準法》第79條所定的罰鍰。

相關違規可處新臺幣2萬元以上100萬元以下罰鍰。經主管機關裁處罰鍰者，依法應公布事業單位或事業主名稱、負責人姓名、處分期日、違反條文及罰鍰金額，並限期改善；屆期未改善者，應按次處罰。是否加重罰鍰，仍須依個案違反事項及法定要件判斷。

特別提醒：罰鍰並不會取代雇主原本應履行的給假、補付未休工資及其他法定義務。若企業在曆年制管理下，離職時未依實際到職日與年資重新核算，導致法定特休差額未補足，仍可能衍生工資給付及裁罰風險。

為避免年底盤點或員工離職時發生爭議，建議人資、部門主管與薪資承辦人員共同檢查以下5項資料是否完整且相互一致：

• 制度與分段規則已明確約定：

  勞動契約、工作規則或相關管理文件，應依企業實際採用的制度，明確載明特休期間採用「週年制」、「曆年制」或其他經勞雇雙方協商的期間；並確認年資自受僱當日起算。採分段管理者，應明確訂定日數計算方式、小數點日數處理方式及各筆特休的使用期限，並確保系統設定與制度文件一致。相關約定不得低於法定特休權益。

• 留存「30日內告知」與「每年定期書面通知」紀錄：

  保存員工符合特休年資條件後30日內告知可休日數及排定權利的紀錄；另確認每年定期提供書面通知（紙本、Email或系統資料均可作為通知方式，但應確保勞工能取得及列印，並留存必要的發送或查閱紀錄），已依規定載明特休期日及未休日數所發給的未休工資數額。

• 請休逐筆建檔、不混成單一總數：

  出勤與請假管理系統應能清楚區分不同取得年度及來源，例如「新進滿半年取得的3日」、「後續年資取得的特休」、「上一年度經合意遞延之特休」與「公司優於法令之福利假」，明確標示各筆到期日與優先扣抵順序。

• 特休遞延具備個別合意與追蹤機制：

  年度終結未休畢的特休如要遞延，應留存勞雇雙方協商同意之書面或電子紀錄（建議載明原取得年度、遞延日數、次年使用期限及結算方式。另應保留原年度未休工資的計算基準），並設定系統於次年請休時優先扣除遞延日數；若遞延日數至次年度終結或契約終止仍未休畢，應依法結算工資。

• 離職結算回歸實際到職日與法定年資核對：

  員工離職時，應先依實際到職日及工作年資（回到週年制算法）重新核對依法已取得的特休總日數，並扣除已休畢及已依法結清的部分，再核對遞延特休及其他相關紀錄。採曆年制者，尤其要檢查是否存在已依法取得、但尚未分配至後續管理期間的特休差額，並一併補入結算，不能只看當年系統畫面上的剩餘日數就結案。

週年制與曆年制都是法令容許的特休管理方式，但不論企業採用哪一種，核心都在於「讓員工清楚知道每筆特休的取得依據、可請休期間及結算狀態」，並讓HR與薪資承辦人員能依同一套紀錄，核對「實際到職日、法定年資、已休日數、遞延日數及未休工資」。

採曆年制的企業，應特別留意分段管理不等於減少法定權益；員工離職時，仍須回歸實際到職日及法定年資核算，避免因系統只顯示當年度剩餘日數，而漏算依法應補足的特休或未休工資。

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