新人報到時，雇主應備哪些資料？人資不可忽略的6項法定事項！

📌 人員到職報到，企業該準備哪些資料？

很多公司都知道「錄取通知」要小心，但其實「到職」才是真正開始有法律責任的時候！

🎯 為什麼要重視「報到文件」？

我們廣律發現，很多勞資爭議其實不是因為員工怎麼樣，而是公司沒準備好必要文件，沒把權利保護好。

尤其現在法令愈來愈偏勞方，企業更需要「預防性管理」，否則出了事走向訴訟或是被勞工局開罰就太慢了！

🧾 廣律建議企業到職當天應備資料清單如下：

1️⃣ 勞工名卡（不是人事資料表喔！）

這是法律明文規定的資料表，不是隨便一張履歷或員工人事資料表就可以。

應記載：姓名、性別、出生年月日、地址、學歷、身分證號、薪資、保險投保日、獎懲紀錄等。

📌 **提醒：**表格格式務必要合法，坊間表格很多不合規，會被勞檢開罰！

2️⃣ 出勤紀錄

不管你是用打卡機、簽到簿、門禁卡、電腦系統或人臉辨識，都要能紀錄到「分鐘」為止。

⚠️千萬不要只記「9點上班、6點下班」整點紀錄，這樣不合格！

📌 員工有權申請出勤紀錄，公司也要能提出，不能拒絕！

3️⃣ 工資清冊 / 薪資單

勞基法規定，公司一定要有詳細的工資明細表，記載每一筆薪資內容、計算方式與總額，並保存5年。

📌 勞檢時會抽查，缺少或是內容不符合規範就可能面臨開罰。

4️⃣ 簽訂正式勞動契約

現在員工權益意識高漲，如果只靠口頭協議或簡單合約，公司很容易吃虧。

廣律建議契約至少包含以下重點條款來保護資方權利：

🔸 離職條款：確保員工不得無故不交接就離職。

🔸 保密與智慧財產權歸屬：保障研發成果與商業機密。

🔸 誠信廉潔條款：預防財務或收款人員挪用資金。

🔸 在職競業限制：防止員工在職期間私接案。

🔸 電腦使用條款：禁止刪除資料或使用盜版軟體。

🔸 聲譽與信用條款：防堵離職後抹黑公司。

🔸 監視設備聲明：避免日後被告侵犯隱私。

🔸 損害賠償條款：明訂員工違規導致公司損失的賠償責任。

🔸 違約處置條款：契約精神要靠「違約要怎麼處理」來落實，並藉此促進員工去遵守。

📌 **廣律經驗提醒：**越清楚寫在契約裡，未來越少爭議。

5️⃣ 薪資約定書（非常重要！）

薪資結構沒談清楚，是最多勞資爭議的來源！

建議列出：

哪些是工資項目（要納入加班費、資遣費計算）；

哪些是非工資（像是交通津貼、績效獎金等）；

明訂勞保投保金額級距。

📌 這不只避免爭議，更防止員工日後用「投保低報」來提告公司刑事責任。

6️⃣ 工作規則

請假流程、特休規定、加班流程、懲戒標準、交接規定…等，都應明文規範。



📌 30人以上依法須送勞工局核備，沒送核會被罰！

再者，工作規則可搭配「勞動契約」使用，讓違規處理有約定依據。

💬 廣律的提醒：

錄取通知只是開始，到職那一刻企業主就要將「勞資相關文件完全準備妥當」的時候。

很多公司都是因為嫌麻煩而少了一份文件、少簽一條條款，就在後續爭議中落居下風，怕麻煩變得更麻煩。

📌 所以我們廣律強烈建議：

在員工報到第一天就把所有資料準備齊全，簽好該簽的，讓每位同仁合法、安心地成為團隊的一份子。

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